Perlindungan Super terhadap Dokumen

img

Kebakaran Gedung Kejaksaan Agung akhir pekan lalu menyita pehatian publik. Salah satu pertanyaan yang mengemuka bagaimana mengenai keselamatan dokumen penting, khususnya yang berkait kasus-kasus besar yang ditangani Korps Adyaksa itu.

Sekalipun belakangan diumumkan bahwa tak ada dokumen penting yang terbakar, karena disimpan di gedung lain, kekhawatiran mengenai keselamatan dokumen penting negara patut diperhatikan. Sudah selayaknya perlu ada perlindungan super terhadap dokumen, baik dari gedung, penyimpanan maupun perlindungan terhadap dokumennya sendiri. Untuk perlindungan di Jawa Tengah, Kepala Bidang Sarana dan Prasarana Permukiman Dan Bangunan Gedung Dinas Pekerjaan Umum Binamarga dan Ciptakarya Jawa Tengah, Indrarto Widyatmoko, mengemukan pihaknya sudah melakukan pengecekan bangunan-bangunan milik provinsi lewat program Pemeriksaan Keandalan Bangunan dan Gedung.

Pemeriksaan tersebut, menurut dia, berdasarkan standar Sertifikasi Laik Fungsi (SLF). Pemeriksaan itu meliputi struktur, arsitektur, sistem pencahayaan, mekanikal dan elektrikal yang meliputi sistem kelistrikan, hingga sanitasi gedung. Termasuk pula ketersediaan alat pemadam kebakaran ringan (apar) hingga hidran yang kapasitasnya sesuai dengan luasan gedung.

Sementara itu untuk pengamanan dokumen juga dilakukan dengan sistem digitalisasi. Kejari Semarang misalnya melakukan pembenahan, salah satunya digitalisasi arsip melalui case management systems (CMS). ”Produk yang dikeluarkan kejaksaan harus dilaporkan pimpinan dan terekam CMS, seperti mulai tahapan berkas masuk, SPDP (surat perintah dimulainya penyidikan), hingga eksekusi. Dalam konteks pengamanan dokumen, kami juga telah membuat standar operasional prosedur penanganan bencana, salah satunya kamar mandi harus disiapkan selang,” tandas Kasi Intelijen, Kejari Semarang Subagio Gigih Wijaya SH di Semarang.

Menurut dia, CMS ini juga bisa dimanfaatkan untuk memudahkan mencari rekam jejak data seseorang. Misalnya, ada tokoh yang pernah terjerat perkara, akan bisa dilakukan pengecekan oleh sistem. Adapun, penyiapan selang di kamar mandi ini untuk antisipasi, manakala terjadi kebakaran, bisa langsung dimanfaatkan untuk pemadaman. Alat Pemadam Api Ringan (APAR) yang dimiliki Kejari Semarang, terbatas.

Data Digital

Selain pengamanan gedung, kebakaran itu juga membuat kita sadar akan pentingnya prosedur pengarsipan dokumen, apalagi dalam bentuk data digital. Menurut pengamat siber Pratama Persadha, pengarsipan dokumen secara digital sangat penting dilakukan untuk mengantisipasi kehilangan berkas dokumen akibat bencana alam, atau peristiwa kebakaran. Terlebih lembaga peradilan seperti Kejagung yang menyimpan banyak berkas perkara.

”Digitalisasi dokumen memang seharusnya sudah dilakukan, mengikuti keinginan Presiden Joko Widodo untuk mengadopsi e-Governance,” ungkap Pratama. Direktur Kelapa Communication & Information System Security Research Center (CISSRec) itu menjelaskan, ada dua tantangan yang biasa dihadapi dalam proses pengarsipan digital. Pertama dengan mendokumentasi ulang berkas secara digital dari semua lembar dokumen fisik yang ada. ”Misalnya saja dokumen hukum dan dokumen kepemilikan semuanya masih fisik lalu juga disimpan dalam bentuk file digital, bisa dengan format JPG, PDF maupun file lainnya,” ujar Pratama.

Kedua, melakukan perpindahan dokumen sepenuhnya digital, namun, ”hal ini masih sangat sulit dilakukan di Tanah Air, karena faktor teknologi maupun birokrasi yang belum siap,” menurut Pratama. Tujuannya tentu saja sebagai pencadangan. Kendati demikian, Pratama mengatakan bahwa penggunaannya sendiri masih wajib menggunakan dokumen asli sejauh ini.

Jarang Digunakan

Meski sebenarnya diperlukan, tetapi digitalisasi dokumen masih jarang digunakan karena terkait otentikasi. Seperti ketakutan akan mudahnya memalsukan produk digital. Namun sebenarnya sudah ada solusinya, yaitu dengan digital signature.

Pengamat dan Pakar Teknologi Teguh Prasetya mengatakan bahwa dokumen digital jika diretas masih dapat dengan mudah ditelusuri jejak penjahat sibernya, dibandingkan dokumen fisik. ”Dokumen digital kalau diretas tracing, tracking dan digital forensik nya lebih mudah dari dokumen kertas. Serta model pengamanannya juga bisa berlapis lapis tergantung pada kebutuhannya,” ujar Teguh.

Sekretaris Utama ANRI, Sumrahyadi mengatakan, kondisi umum arsip nasional pada RPJMN tahun 2015 sampai dengan 2019, kearsipan merupakan bagian dari pembangunan bidang hukum dan aparatur, khususnya bidang aparatur.

Kearsipan terkait dengan sasaran terwujudnya birokrasi yang efektif dan efisien dengan arah kebijakan penerapan manajemen kearsipan yang andal, komprehensif, dan terpadu. Anggota Komisi II DPR RI Surahman Hidayat menyatakan, kearsipan nasional memiliki tugas yang sangat penting yaitu adalah sebagai memori kolektif bangsa, budaya bangsa, dan integritas bangsa. Surahman menegaskan, di bidang kearsipan, masalah keautentikan itu menjadi sesuatu yang sangat penting.

Sementara itu Ketua Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi Undip, Titik Suliyati menekankan peran penting dokumen negara termasuk di dalamnya arsip yang tersimpan di kantor dan instansi pemerintahan. Sebagai dokumen penting dan rahasia, arsip butuh dijaga dan dirawat agar usianya awet. Tujuannya juga supaya suatu ketika dibutuhkan, tinggal dibuka, dibaca atau diteliti isinya. Alasan ini yang membuat penyimpanan arsip ekstra hati-hati dan tidak boleh dilakukan sembarangan.

sumber:suaramerdeka